مزایای پورتفولیو در پروژهها
در دنیایی که کارها به طور فزاینده مبتنی بر پروژه میشوند، گواهینامه حرفه‌ای موسسه PMI آمادگی شما برای برآورده ساختن خواسته‌های پروژهها و کارفرمایان در سراسر جهان را تضمین می‌کند. گواهینامه‌های این موسسه که توسط متخصصان و برای متخصصان ایجاد شده‌اند، بر مبنای استانداردهای سخت و تحقیقات مداوم به جهت برآوردن نیازهای حقیقی سازمانها طراحی شده‌اند. با به یدک کشیدن گواهینامه موسسه PMI در کنار نام خود میتوانید تقریبا در هر صنعتی، در هر نقطه از جهان و با هر روشی از مدیریت پروژه کار کنید. در هر کجای حرفه شغلی خود که هستید، موسسه PMI برای شما گواهینامه خاص خود را دارد.
مقایسه گواهینامه‌های موجود
با گواهینامه‌های موسسه PMI که برای تمام سطوح از تجربه طراحی شده‌اند، همواره یک گام بهینه به جلو برای ارتقاء و شتابدهی شغلی شما وجود دارد.
گواهینامه‌های چابک
برای تقاضای بالای مهارت‌های چابک دلیلی وجود دارد. چیزی بیشتر از این عبارت رایج که چابک یک روش کار است. چابک یک طرز تفکر است. موسسه مدیریت پروژه PMI طیف کاملی از آموزش و گواهینامه‌های چابک را ارائه میدهد. از معرفی جامع رویکردهای پیشرو چابک و شیوه‌های ناب مانند Scrum، Kanban، SAFe® و موارد دیگر، تا تسلط بر شتابدهی تحویل ارزش. کدامیک برای شما و برای هدف شما مناسب است؟ به بازطراحی چابک خوش آمدید.
مدیریت حرفه‌ای پروژه ( PMP®)
گواهینامه PMP® استانداردی طلایی در مدیریت پروژه است. PMP که توسط سازمانها در سراسر جهان به رسمیت شناخته شده و مورد درخواست میباشد، شایستگی شما را برای ایفای نقش مدیر پروژه، رهبری و هدایت تیم‌ها و پروژهها تأیید می‌کند.
گواهینامه تحلیل حرفه‌ای کسب و کار PMI (PMI-PBA®)
گواهینامه PMI-PBA تخصص شما را در تجزیه و تحلیل کسب و کار برجسته می‌سازد. این گواهینامه توانایی شما را برای کار موثر با سهامداران به جهت تعریف الزامات تجاری آنها، شکل‌دهی خروجی پروژهها و ایجاد نتایج موفقیت‌آمیز تجاری به رخ می‌کشاند.
شراکت معتبر در مدیریت پروژه (CAPM®)
گواهینامه CAPM درک شما از دانش، اصطلاحات و فرآیندهای اصولی مدیریت پروژه موثر را نشان میدهد.مزایای پورتفولیو در پروژهها
مدیریت حرفه‌ای برنامه (PgMP®)
گواهینامه PgMP® برای آن دسته از کسانی طراحی شده که پروژه‌های متعدد پیچیده را به منظور دستیابی به نتایج استراتژیک و سازمانی مدیریت می‌کنند.
مدیریت حرفه‌ای پورتفولیو (PfMP®)
گواهینامه PfMP® تجربه و مهارت پیشرفته مدیران پورتفولیو را شناسایی می‌کند. PfMP توانایی اثبات شده شما را در مدیریت هماهنگ یک یا چند پورتفولیو برای دستیابی به اهداف سازمانی نشان میدهد.
گواهینامه برنامه‌ریزی حرفه‌ای PMI (PMI-SP®)
گواهینامه PMI-SP® دانش اثبات شده و تجربه پیشرفته را به طور اختصاصی در حوزه توسعه و نگهداری برنامه‌های پروژه تصدیق می‌کند.
گواهینامه مدیریت حرفه‌ای ریسک PMI (PMI-RMP®)
گواهینامه PMI-RMP® دانش و تخصص را به طور اختصاصی در زمینه ارزیابی و شناسایی ریسک‌های پروژه همراه با برنامه‌هایی برای کاهش تهدیدها و تبدیل آنها به فرصت نشان میدهد.
آزمون PMI-RMP بروز شد.
گواهینامه PMI در آمادگی مدیریت پروژه
گواهینامه آمادگی مدیریت پروژه PMI دانش‌آموزان دبیرستانی و پسا دبیرستانی را با مفاهیم و مجموعه مهارت‌های مدیریت پروژه آشنا می‌کند.
کلان‌تحلیل گزارش‌های چراغ راهنما: شاخصی برای وضعیت سبد پروژه (پورتفولیو)
چه به گزارش‌های چراغ راهنما علاقه داشته باشید چه خیر، کاربرد آن در صنعت همه‌گیر است. در اینترنت مقالات زیادی دربارۀ معیار قرمز یا سبز بودن مزایای پورتفولیو در پروژهها پروژه موجود است؛ یا اینکه آیا وضعیت پروژهها دقیق گزارش میشود یا خیر.
بیشتر PMOها که برای تیم‌ها خدمات هدایتی و پشتیبانی فراهم می‌کنند اقداماتی دارند، که وقتی پروژهها به آستانه‌های معینی رسیدند، به‌کار می‌بندند. یک پروژه اگر برای چند هفته زرد یا کهربایی باشد، گزینۀ مناسبی برای وارسی است؛ یا پروژه‌ای که به وضعیت قرمز میرسد PMO را وامی‌دارد که پشتیبانی بیشتری برای پروژه فراهم کند. این اقدامات پروژهها را به مسیرشان برمی‌گرداند یا کسب‌وکارها را ترغیب می‌کنند که با سرمایه‌گذاری‌هایشان به پروژه‌ای که امکان شکست دارند بیشتر کمک کنند.
بااین‌حال وضعیت چراغ راهنما را میتوان برای کلان‌تحلیل‌ها به‌کار برد تا بتوانند روندهایی از سبد پروژه (پورتفولیو) را شناسایی کرد که PMO میتواند آنها را بهبود بدهد.
وضعیت دوره‌ای
داده‌های زیر به شما وضعیت چراغ راهنمای سبد پروژه را در یک دورۀ ۱۲ ماهه نشان میدهد.
وضعیت چراغ راهنمای یک پورتفولیو از پروژهها طی یک دورۀ دوازده‌ماهه
می‌توانیم دراینجا مشاهده کنیم که دو سوم از وضعیت پروژه در طی یک سال سبز است. چه عالی! اما تحلیل‌های دقیق‌تر نشان میدهد که توزیع پروژه‌های قرمز در طی ماه تغییر می‌کند. حال داده‌ها را مرتب کنیم:
وضعیت چراغ راهنمای یک پورتفولیو از پروژهها طی یک دورۀ دوازده‌ماهه (تفکیک‌شده)
وقتی داده‌ها را به این شیوه مرتب می‌کنیم می‌توانیم الگویی را مشاهده کنیم. حدود سپتامبر شاهد افزایش تعداد پروژه‌های قرمز هستیم. اما چرا؟ این مجموعه‌داده‌ها حرف زیادی برای گفتن به ما دارد؛ اما می‌توانیم فرض کنیم که علت یکی از سه احتمال زیر است:
یک) پروژه یک عامل مشترک دارد (مثلاً منابع مشترک، کارپرداز‌ها، فناوری) که ریشۀ وضعیت روبه‌خرابی است؛
دوم) پروژهها میتوانند هم‌وابستگی داشته باشند؛ بنابراین یک مشکل در یک پروژه میتواند تمام پروژه‌های مربوط را به وضعیت قرمز برساند؛
سوم) یک عامل خارجی وجود دارد که باعث افت وضعیت پروژهها میشود.
دربارۀ سبد پروژه دو احتمال اول با قاطعیت حذف میشوند. جالب است که یک ضربۀ [۱] مشابه در داده‌ها در سال قبل وجود داشته است. با مصاحبه‌ها با مدیران پروژه و چند جلسۀ گذشته‌نگری کاشف به‌عمل آمد که یک «طوفان کامل»، که سالانه رخ میدهد، قابل‌شناسایی است. منابع پروژه و تیم‌های PMO به تعطیلات تابستانه می‌روند. در این دوره بهره‌وری کاهش می‌یابد اما تیم‌های پروژه، تا آگوست و سپتامبر که منابع به اداره برمی‌گردند، هیچ‌وقت متوجه آن نبوده‌اند.
به‌علاوه سپتامبر زمان بحرانی در فرایندهای برنامه‌ریزی تجاری سالانه بود که درجهت راهبرد و منابع پروژه که به فعالیت‌های برنامه‌ریزی تجاری تبدیل میشود موجب تغییراتی می‌شد.
چند تحلیل که چندین ابتکار PMO را به‌همراه داشت به قرار زیر صورت گرفت:
- تمام مدل‌های ظرفیت در Q2 بازبینی شدند تا بتوان مطمئن شد که تعطیلات تابستانه علت آن است؛
- در برنامه‌ریزی تجاری، زمان موردنیاز برای منابع کلیدی رسماً مسدود شد؛
- سلامت تمام پروژه‌های کلیدی تا ژوئن که خصوصاً بر آماده‌سازی تا سپتامبر تمرکز داشتند بررسی شدند؛
- گرایش‌های کلان و علل آن و عللی که منجر به شکل‌گیری کسری‌های محلی می‌شد به اطلاع مدیران پروژه رسانده شد.
دیگر انواع تحلیل‌ها
چندین روش برای وضعیت چراغ راهنما وجود دارد که PMO میتواند آن را برای ایجاد محیطی برای موفقیت پروژهها به‌کار بگیرد. در اینجا چند نمونه وجود دارد که می‌توانیم به‌کار بگیریم:
- ریسک لاگ[۲] و وضعیت چراغ قرمز- آیا لاگ‌های پروژه پیش‌بینی‌کننده‌های دقیقی از وضعیت چراغهای راهنمای آینده هستند؟ اگر مشکلاتی ناگهان رخ بدهند، عاقلانه است که نرخ‌های خطر پروژه را شاخص چنین اتفاقاتی قرار بدهیم. برحسب نتایجِ این تحلیل میتوان تصمیم گرفت که آیا به آموزش بیشتری برای مدیریت ریسک نیاز است (درصورت نبودن بستگی) یا لازم است که پشتیبانی بیشتری برای پروژه‌هایی که ریسک خطر آنها بالاست فراهم کنید. (درصورت وجود بستگی). همچنین میتوانید با دیگر لاگ‌ها امتحان کنید، مانند لاگ‌های مسئله و تغییرات.
- وضعیت چراغ راهنما برای موفقیت و شکست پروژهها –تراکم وضعیت چراغ راهنمای پروژه‌هایی را که «موفق» محسوب میشوند با وضعیت چراغ راهنمای پروژه‌هایی که «شکست» محسوب میشوند مقایسه کنید. اگر رابطه‌ای وجود ندارد PMO میتواند از KPIهای اشتباه برای تعیین وضعیت پروژه استفاده کند.
- وضعیت چراغ راهنما در فاز پروژه- اگر سازمان شما از فازهای استاندارد پروژه استفاده می‌کنند (تکوین، تحلیل، طراحی و غیره) میتوانید روندهای کلانِ وضعیت چراغ راهنما را طی یک فاز تحلیل کنید. برحسب نتایج ممکن است تصمیم بگیرید بر ابتکار آموزش فنون مشخصی تمرکز کنید و درنظر بگیرید که چه سیستمهای زودآگاهنده‌ای را میتوانید به‌طور مناسبی به‌کار بگیرید.
آیا دفتر مدیریت پروژۀ شما نیز چنین تحلیل‌هایی را به‌کار میگیرد؟ نظرات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما درمیان بگذارید.
اگر برای توسعۀ نرم‌افزار نیاز به اطلاعات بیشتری دربارۀ روش‌شناسی مدیریت پروژه دارید، مجموعه‌مقالات RUP (فرایند یکپارچۀ منطقی) مزایای پورتفولیو در پروژهها مزایای پورتفولیو در پروژهها را مطالعه کنید.
شما اینجا هستید: خانه مقالات پراجکت سرور سنجش اهداف سازمانی در پراجکت سرور
سنجش اهداف سازمانی در پراجکت سرور
سنجش اهداف سازمانی در پراجکت سرور :
با استفاده از بستر شیرپوینت و ابزار قوی پراجکت سرور مدیریت سازمانها میتوانند به راحتی و با یک ساختار اطلاعاتی مناسب شاخصهای سطح خرد و کلان استراتژیک و اهداف سازمانی را برای خود تعریف نمایند و پروژه های سازمانی و نیز اطلاعات مربوط به عملکرد واحد های مختلف را به این شاخصها متصل نمایند. در این سامانه میتوان میزان تحقق هر یک از این اهداف سازمانی را به صورت برنامه ای و واقعی به سادگی در گزارشات مختلف مشاهده نمود. حتی میزان تاثیر هر یک از واحد های سازمانی و سهم آنها در تحقق این اهداف به سادگی در اختیار مدیران قرار میگیرد و میتوانند جهت برطرف نمودن انحرافات احتمالی تدابیر استراتژیک مناسبی را اتخاذ نمایند. گزارشات مدیریتی میتوانند بر روی چارت سازمانی ایجاد شده و با کلیک بر روی هر واحد سازمانی موجود در چارت ، جزئیات عملکرد واحد ها در اختیار مدیران مربوطه قرار خواهد گرفت . این سامانه به صورت کاملا آنلاین و از هر جایی در اختیار تمامی مدیران قرار خواهد گرفت و میتوانند به صورت لحظه ای از عملکرد واحدهای سازمانی اطلاع حاصل نمایند. علاوه بر امکانات ذکر شده موارد متعددی در به هنگام کار با این سامانه در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت که در زیر به برخی از آنها اشاره خواهیم نمود :
- توانایی مشاهده پیشرفت اهداف سازمانی
- توانایی ایجاد یک پرتال سازمانی بسیار کارآمد و مناسب.
- توانایی ذخیره سازی و مدیریت اسناد سازمانی (پروژه ای و غیر پروژه ای) در سامانه.
- توانایی کار با اسناد به صورت آنلاین و حتی آفلاین.
- توانایی کار مشترک بر روی فایلهای آفیس.
- مدیریت دسترسی کاربران به صورت کاملا دقیق.
- ایجاد تایم شیت برای کاربران و دریافت اطلاعات عملکرد آنها به صورت روزانه.
مزایای سیستم مدیریت اهداف سازمانی :
یکی از مهمترین مزایای استفاده از پراجکت سرور برای سازمانها ، توانایی کاربر در تعریف انواع شاخصهای مدیریتی در سطوح پایه ای و یا کلان سازمانها و مدیریت و پایش این شاخصها میباشد. ساختار اطلاعاتی پراجکت سرور به گونه ای طراحی شده که عملکرد تمامی قسمتهای سازمان به صورت منابع اطلاعاتی بسیار غنی در اختیار مدیریت هر واحد و در نهایت مدیریت کل سازمان قرار بگیرد . با استفاده از یک معماری اطلاعاتی مناسب در این بستر مدیران میتوانند انواع شاخصهای عملکردی را برای قسمتها و واحدهای مختلف سازمان تعریف نمایند، این اهداف سازمانی را به صورت آنلاین مشاهده نموده و با مقادیر برنامه ای آنها مقایسه کنند و در نهایت بتوانند تصمیات مدیریتی خاص را در زمان مناسب اتخاذ نمایند. امکانات هوش تجاری شیرپوینت در کنار پراجکت سرور به عنوان ابزار گزارش دهی بسیار حرفه ای در این سطح میتواند انواع گزارشات مورد نیاز برای هرسطح از مدیران را به صورت بسیار سریع ایجاد نموده و در اختیار آنان قرار دهد. کاربران به راحتی میتوانند در این بستر گزارشات مربوط به خود را ایجاد نمایند. از جمله مزایای بسیار حرفه ای این سامانه میتوان به امکان اتصال گزارشات پروژه ها و گزارشات ستادی واحدهای مختلف در یک بستر مشترک اشاره نمود. به عنوان مثال مدیران میتوانند اطلاعات مربوط به راندمان واحدهای عملیاتی را در کنار اطلاعات مربوط به کیفیت خروجی هر واحد قرار دهند تا بازده واقعی هر واحد سازمانی به صورت شفاف مشخص گردد. در ادامه به برخی از مزایای کار با این سامانه میپردازیم .
هماهنگی با سیستمهای موجود
این سامانه ویژگیهای منحصر به فردی در زمینه هماهنگی با مجموعه نرم افزارهای آفیس ، به خصوص نرم افزار مایکروسافت مزایای پورتفولیو در پروژهها پراجکت را دارا میباشد . برای کار با این سامانه نیاز به یاد گیری نرم افزارهای جدید به حداقل میرسد و کاربران با استفاده از همان ابزار های رایج وفعلی خود و تنها در یک بستر یکپارچه قادر خواهند بود نیازهای سازمانی خود را برطرف نمایند به همین دلیل معمولا پیاده سازی سامانه های مختلف تحت بستر شیرپوینت و پراجکت سرور بسیار ساده و در زمانی بسیار اندک در داخل سازمانها صورت میگیرد. همچنین یکی از مواردی که در اینجا قابل ذکر است توانایی بسیار بالای این سامانه برای تطابق با معماری موجود در سازمان و پیاده سازی نیازها به بهترین وجه ممکن است . قابلیت اتصال به بانکهای اطلاعاتی مختلف موجود در سازمان ، قابلیت پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد موجود در سازمان و اطلاعات واحدهای مختلف توانایی منحصر به فرد در زمینه گزارش گیری از انواع بانکهای اطلاعاتی داخل و خارج از سامانه و نیز قابلیت اتصال داده ها در این گزارشات به همدیگر، این سامانه را تبدیل به یکی از محبوبترین و رایج ترین گزینه های موجود برای پیاده سازی نیازهای مختلف در سطح سازمانهای کوچک و بزرگ نموده است.
مدت زمان پیاده سازی سامانه مدیریت اهداف سازمانی
به دلیل قابلیتهای بالای این سامانه در پیاده سازی سیستمهای مدیریت و پایش اهداف سازمانی معمولا برای رفع نیاز مدیران در سازمانهای مختلف بسته به پیچیدگی ساختار درون سازمانی و نیز محتوای اهداف سازمانی گزینه های متعددی برای انتخاب پیش روی طراحان سیستم قرار میگیرد که طراحان میبایستی از بین این گزینه ها بسته به نوع سازمان کاراترین مورد را انتخاب نمایند. این گزینه میبایستی علاوه بر ارائه ساختار و یا معماری اطلاعاتی کارآمد برای برطرف نمودن نیاز سازمان از تمام پیچیدگی های غیرضروری فاصــله داشــته و بتواند به صورت کاملا شفاف تمام اهداف سازمانی را در سطح خرد و کلان سازمان پیاده سازی نماید تا تمامی مدیران در کلیه سطوح سازمانی قادر باشند از این اهداف سازمانی و سایر گزارشات موجود در سامانه برای پایش عملکرد واحد های خود و اخذ تصمیمات استراتژیک به خوبی بهره مند گردند. با توجه به موارد ذکر شده معمولا برای سازمانهای مختلف میتوان بازه های زمانی گوناگونی را برای پیاده سازی یک راهکار مناسب در نظر گرفت که البته در این برنامه زمانی مسلما بسیاره از فعالیتها دستخوش تغییراتی عمده شده و بعضا ممکن است حذف و یا اضافه گردند.
پیچیدگی سامانه مدیریت اهداف سازمانی
به صورت عمومی سامانه های پیاده سازی شده در شیرپوینت و پراجکت سرور با وجود توانایی ها و ویژگیهای بسیار حرفه ای و قدرتمند کاربری بسیار ساده ای داشته تا کاربران بتوانند بدون وابستگی به هیچ سازمانی نیازهای خود را به راحتی پیاده سازی کنند. کاربران این سامانه ها میتوانند بدون نیاز به داشتن تواناییهایی نظیر کد نویسی به راحتی تمامی آنچه مورد نیاز است را تنها در زمانی کوتاه ایجاد نمایند. تمرکز در این سامانه ها بر روی کاربران بوده و تمامی استراتژی پیاده سازی این سامانه ها بر مبنای سرویس از سوی کاربران میباشد. افراد مختلف که به صورت روزانه وارد این سامانه میشوند در صورت تایید مدیریت میتوانند به راحتی شاخصهای مطلوب برای سنجش عملکرد واحد خود را تعریف نمایند ، پروژه های واحد خود را وارد نموده و تاثیر این پروژه ها را بر روی اهداف سازمانی مشخص نمایند. پروژه های مختلف را با هم مقایسه نموده تا با توجه به انواع محدودیتهای داخلی و خارجی موجود در سازمان بهترین سبد پروژه ها را برای واحد و یا سازمان خود جهت اجرا انتخاب کنند و در نهایت پس از اجرایی شدن این پروژه ها ، در فاصله های زمانی مشخص گزارشی از عملکرد خود برای مدیران بالا سری ارسال کنند.
این گزارشات در صورت تایید از سوی مدیریت هر واحد در بانکهای اطلاعاتی پروژه ها وارد شده و در زمانهای لازم تاثیر عملکرد هر واحد بر روی پروژه های سازمان ، شاخصهای هر واحد و شاخصهای کلان مورد ارزیابی قرار میگیرد. تمامی این موارد بدون وابستگی خارجی و بدون نیاز به کد نویسی توسط خود افراد داخل سازمان صورت میگیرد که این امر در نهایت منجر به یک سامانه جامع در سطح کل سازمان میشود. این سامانه علاوه بر توانایی ارزیابی و پایش اهداف سازمانی کوتاه مدت و بلند مدت امکانات بسیار گسترده ای را در زمینه های مختلف از قبیل کار با فایلهای آفیس ، مدیریت و کنترل اسناد درون سازمانی ، قابلیت ایجاد فرایند و گردش کار برروی این اسناد و ذخیره سازی خروجی عملکرد هر واحد در زمان مورد نیاز را در اختیار کاربرانش قرار میدهد. معمولا به دلیل عدم پیچیدگی موجود در پیاده سازی و کار با این سامانه سازمانها میتوانند بسیاری از نیازهای سطح خرد و کلان خود را در اندک زمانی به بهترین وجه پاسخگو باشند و تحول بسیار زیادی در عملکرد واحد ها ایجاد میشود تا جایی که در اکثر پیاده سازیهای پراجکت سرور نیازهای ساده و اولیه سازمانها به سرعت تبدیل به نیازهایی بسیار کلان و پیچیده میشوند. ذکر این نکته در اینجا ضروری است که سرعت رشد زیاد سامانه هایی از این دست در سازمانها تا حدود زیادی وابسته به تعامل مدیریت کلان سازمانها با واحدهای پیاده ساز دارد و در صورت شکل گیری مناسب این تعامل میتوان انتظار یک پیاده سازی موفق و بسیار عملیاتی را داشت.
مدیریت اهداف سازمانی قبل از اجرای پروژه ها
علاوه بر موارد ذکر شده ، اهداف سازمانی در سطوحی بسیار حرفه ای میتواند پیگیری شده و این اهداف سازمانی حتی قبل از پیاده سازی پروژه ها قابل بررسی و مدیریت میباشند. با استفاده از قابلیت آنالیز پورتفولیو (سبد پروژه) شما میتوانید به راحتی کلیه پروژه های موجود در سازمان را قبل از اجرا بررسی کرده و با توجه به اولویتهای این اهداف سازمانی نسبت به هم و محدودیتهای موجود در سازمان بهترین سبد پروژه را از میان تمامی طرحهای ممکن برای سازمان خود انتخاب نمایید. جهت آشنایی بیشتر با این قابلیت بسیار کاربردی پراجکت سرور میتوانید اینجا کلیک نمایید.
۷ مزیت کار گروهی برای مدیریت پروژه موفق
اهمیت کار گروهی را نمی توان فهرست وار مشخص کرد. از آنجا که کار گروهی به طور همزمان محدودیت ها و مزایای زیادی را در بردارد، نوشتن تعداد مشخصی از مزایا برای تمام کسب و کارها غیرممکن است.
آنچه در این مطلب از وبلاگ نومانو توصیه می کنیم این است که شما این راهنما را به عنوان یک تجربه تکمیلی در نظر بگیرید که با کمک آن می توانید درک کنید که چرا کار تیمی برای موفقیت ضروری است:
یک تجربه معنادار رضایت بخش!
همانطور که ریچارد برانسون (Richard Branson) گفته:
“مهم این است که با دوستان نزدیک کار کنید، افرادی که به آن ها اعتماد دارید و بدانید که اگر شرایط بد شد، آن ها در کنار هم می مانند.”
فلسفه ریچارد برانسون همیشه در مورد تفکر و عمل خارج از چارچوب برای کشف ایده های خلاقانه بوده است. در شرکت های بزرگتر امکان استخدام چند دوست نزدیک و کار کردن در آن سطح امکان پذیر نیست. شما قومیت های مختلف زیادی دارید که زیر یک سقف کار می کنند. اگر شرکت جهانی باشد، دفاتر مختلفی نیز در نقاط مختلف جهان واقع شده اند.
با این حال، یکی از عوامل محرک سازمان هایی با چنین عظمتی، کار گروهی است. آن ها در شرایط سخت مانند یک خانواده رفتار می کنند.
هم افزایی ایده ها
شاید این مثال معروف را در مورد اشتراک سیب در مقابل ایده ها شنیده باشید. اگر شما یک سیب داشته باشید و من هم یک سیب داشته باشم، در پایان روز هم هر کدام تنها یک سیب خواهیم داشت. اما اگر شما یک مزایای پورتفولیو در پروژهها ایده داشته باشید و من هم یک ایده داشته باشم، در آن صورت ما دو ایده در مورد یک چیز خواهیم داشت.
کار تیمی به نفع همه است. ما در مورد بهترین فعالیت های نقشه ذهنی به تفصیل صحبت کردیم، زیرا همه در به اشتراک گذاری ایده ها نقش دارند. انجام این کار در شروع هر پروژه بسیار مهم است زیرا ایده ها منجر به راه حل می شوند.
بنابراین کار تیمی نه تنها موانع را برطرف می کند بلکه باعث افزایش سرعت گردش کار می شود.
همبستگی در محل کار
وحدت و همبستگی در محل کار دلیل مهم دیگری برای اهمیت کار تیمی است. از آنجا که همه به هم متصل هستند، پیوندی را ایجاد می کند که با گذشت زمان دوستی، وفاداری و تفاهم را بیشتر می کند. در بدترین شرایط، کارمندان می توانند بر سختی ها و سایر مشکلات غلبه کنند.
از سوی دیگر، اگر تیم شما درک متقابل داشته باشد، شما مایل به نادیده گرفتن نقاط ضعف همکاران خود خواهید بود. گاهی اوقات، این ویژگی می تواند نه تنها اعضای شرکت را در کنار هم نگه دارد بلکه به ایجاد یک پورتفولیو حرفه ای بلند مدت کمک می کند.
مایکل اسکات (Michael Scott)، در سریال ‘The Office’ همیشه بر ایجاد روابط تأکید می کند. به خصوص هنگامی که مایکل مجبور است جلسه فروشی را به مشتریان جدید اختصاص دهد، او چند ساعت را تنها برای ارتباط برقرار کردن با آن ها می گذراند. در نتیجه، او می تواند با مشتریان جدید خود ارتباط برقرار کند.
اگرچه مایکل با اعضای تیمش مانند یک احمق رفتار می کند، اما ثابت می کند که به آن ها اهمیت می دهد و حواسش به آن ها هست. به عنوان مثال، در اپیزود ۱، او تنها شخصی بود که در نمایشگاه هنری پم حاضر شد. وقتی مزایای پورتفولیو در پروژ‌مزایای پورتفولیو در پروژهها ه‌ها که او گفت، “پم من به تو افتخار می کنم”، تمام مخاطبان مجذوبش شدند. چنین نمونه هایی نمایانگر اصلی وحدت در محل کار و دلیل اهمیت کار تیمی در محیط کار است.
تجربه ای متفاوت
اگر تجربه کار در یک شرکت بزرگ را داشته باشید، از این موضوع مطلع هستید که افراد زیادی از قومیت های مختلف با هم زیر یک سقف کار می کنند. اگر ما یک قدم جلوتر برویم و آن دفاتر را به مناطق مختلف جهانی گسترش دهیم، هزاران نفر با هم کار می کنند. هر شخص پیشینه متفاوتی دارد و از قشر متفاوتی است.
درنهایت، این امر موجب ایجاد کاری متفاوت می شود. همچنین یک تجربه یادگیری بسیار متنوع را خلق می کند که در آن افراد با یکدیگر در تعامل هستند. سطح بلوغ و توانایی درک آن ها با گذشت زمان رشد می کند. این فاکتور بخش مهمی از کار تیمی است.
اگر کسب و کاری را اداره می کنید و هنوز حس تنوع را به منابع انسانی خود اضافه نکرده اید، تفکر جمعی شما محدود خواهد شد. شما قادر به رشد و پیشرفت نیستید. من مردان و زنان حرفه ای متعددی را دیده ام که دارای پورتفولیوی فوق العاده ای هستند، اما سطح بلوغ آن ها مانند یک بچه است. آن ها قادر نیستند به روشی که شما ازشان انتظار دارید به شرایطی خاص واکنش نشان دهند.
بهره وری و بهبود بازدهی
ناگفته پیداست که اگر در قالب یک تیم کار می کنید، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید. با توجه به اینکه همه چیز همگام شده است؛ حداقل فاصله ارتباطی وجود دارد، و میزان بهره وری در کار نیز رشد می کند و افزایش می یابد.
در مدیریت پروژه چابک (Agile)، کار تیمی به سود کسب و کار پیش می رود. البته تمام روش های توسعه چابک موفق نمی شوند. یکی از دلایل این امر تصور غلط در مورد نقش مدیر اسکرام و مدیر پروژه است. گاهی اوقات، اعضایی از تیم که عملکردی ضعیف دارند تا مراحل پایانی پروژه شناسایی نمی شوند. در آن مرحله دیگر نمی توان عضو جدیدی را وارد کرد، به او آموزش داد و سرعت عملکرد و پیشرفت خود را افزایش داد.
هنگامی که تیم ها در قالب یک گروه با یکدیگر همکاری می کنند، می توانند میزان بازدهی را افزایش دهند، این دلیل دیگری است که نشان دهنده اهمیت کار تیمی است.
کار تنها مانند “کار” به نظر نمی رسد
راستش، این تئوری همیشه کاربرد ندارد. اگر شما به قدر کافی بد اقبال هستید که در مکانی یکنواخت کار می کنید، کارهای زیادی را نمی توانید انجام دهید. نکته این است که کارمندان به تنهایی فرهنگ سازمانی را ایجاد نمی کنند. کارفرمایان و رهبران تیم هستند که همه ی افراد را به فرهنگ سازی ترغیب می کنند.
برخی از مزایای اصلی کار تیمی شامل فعالیت های سرگرمی مختلف است. این فعالیت ها به تشکیل تیم ها؛ هموار کردن مسیر موفقیت و کامیابی کمک می کنند.
اگر می خواهید این سیاست ها را در شرکت خود اعمال کنید، استراحت های ماهانه یا دو ساله را برنامه ریزی کنید جایی که کارمندان می توانند با هم تنها دوست باشند نه همکار. افراد فرصتی برای درد دل کردن، ایجاد روابط و دوستی های جدید و انجام فعالیت های مختلف سرگرم کننده و خنده دار خواهند داشت. این امر بسیار سرگرم کننده خواهد بود و همچنین تأثیر مثبت طولانی مدت بر روی هنجارهای فرهنگی سازمان خواهد داشت.
قدرت کار گروهی
وقتی حرف از مجموعه ای از مهارت ها باشد هر عضو سازمان، ارزشمند است. شما آن دسته از مهارت ها را با هم ترکیب و متحد می کنید و به تیمی دست می یابید که با قدرت کار کند. این یکی دیگر از مزایای اصلی کار تیمی است زیرا چنین افرادی برای دستیابی به نتایج کارآمد به یک نیروی کار ترکیبی کمک و همکاری می کنند.
همچنین فشار روی یک فرد خاص وجود ندارد. برای دستیابی به نتایج بهتر می توانید مدل آبشاری را اتخاذ کرده و آن را با یک چارچوب چابک ترکیب کنید. وظایف بین افراد تقسیم می شود و همه افراد بدون هیچ گونه فشاری می توانند کاری مطلوب و بهینه را انجام دهند.
نظر شما در مورد مزایای کار تیمی چیست؟
کار در یک تیم منافع زیادی در بردارد، اما در نهایت این مزایا برای هر فردی متفاوت است. اگر می خواهید نظرات خود را در مورد اهمیت کار تیمی در محیط کار با ما در میان بگذارید، لطفاً از طریق بخش نظرات آن را به اشتراک بگذارید. از سوی دیگر، می توانید برای دریافت بازخورد دقیق از کارشناسان ما، برای ما ایمیل ارسال کنید.
کلان‌تحلیل گزارش‌های چراغ راهنما: شاخصی برای وضعیت سبد پروژه (پورتفولیو)
چه به گزارش‌های چراغ راهنما علاقه داشته باشید چه خیر، کاربرد آن در صنعت همه‌گیر است. در اینترنت مقالات زیادی دربارۀ معیار قرمز یا سبز بودن پروژه موجود است؛ یا اینکه آیا وضعیت پروژهها دقیق گزارش میشود یا خیر.
بیشتر PMOها که برای تیم‌ها خدمات هدایتی و پشتیبانی فراهم می‌کنند اقداماتی دارند، که وقتی پروژهها به آستانه‌های معینی رسیدند، به‌کار می‌بندند. یک پروژه اگر برای چند هفته زرد یا کهربایی باشد، گزینۀ مناسبی برای وارسی است؛ یا مزایای پورتفولیو در پروژهها پروژه‌ای که به وضعیت قرمز میرسد PMO را وامی‌دارد که پشتیبانی بیشتری برای پروژه فراهم کند. این اقدامات پروژهها را به مسیرشان برمی‌گرداند یا کسب‌وکارها را ترغیب می‌کنند که با سرمایه‌گذاری‌هایشان به پروژه‌ای که امکان شکست دارند بیشتر کمک کنند.
بااین‌حال وضعیت چراغ راهنما را میتوان برای کلان‌تحلیل‌ها به‌کار برد تا بتوانند روندهایی از سبد پروژه (پورتفولیو) را شناسایی کرد که PMO میتواند آنها را بهبود بدهد.
وضعیت دوره‌ای
داده‌های زیر به شما وضعیت چراغ راهنمای سبد پروژه را در یک دورۀ ۱۲ ماهه نشان میدهد.
وضعیت چراغ راهنمای یک پورتفولیو از پروژهها طی یک دورۀ دوازده‌ماهه
می‌توانیم دراینجا مزایای پورتفولیو در پروژهها مشاهده کنیم که دو سوم از وضعیت پروژه در طی یک سال سبز است. چه عالی! اما تحلیل‌های دقیق‌تر نشان میدهد که توزیع پروژه‌های قرمز در طی ماه تغییر می‌کند. حال داده‌ها را مرتب کنیم:
وضعیت چراغ راهنمای یک پورتفولیو از پروژهها طی یک دورۀ دوازده‌ماهه (تفکیک‌شده)
وقتی داده‌ها را به این شیوه مرتب می‌کنیم می‌توانیم الگویی را مشاهده کنیم. حدود سپتامبر شاهد افزایش تعداد پروژه‌های قرمز هستیم. اما چرا؟ این مجموعه‌داده‌ها حرف زیادی برای گفتن به ما دارد؛ اما می‌توانیم فرض کنیم که علت یکی از سه احتمال زیر است:
یک) پروژه یک عامل مشترک دارد (مثلاً منابع مشترک، کارپرداز‌ها، فناوری) که ریشۀ وضعیت روبه‌خرابی است؛
دوم) پروژهها میتوانند هم‌وابستگی داشته باشند؛ بنابراین یک مشکل در یک پروژه میتواند تمام پروژه‌های مربوط را به وضعیت قرمز برساند؛
سوم) یک عامل خارجی وجود دارد که باعث افت وضعیت پروژهها میشود.
دربارۀ سبد پروژه دو احتمال اول با قاطعیت مزایای پورتفولیو در پروژهها حذف میشوند. جالب است که یک ضربۀ [۱] مشابه در داده‌ها در سال قبل وجود داشته است. با مصاحبه‌ها با مدیران پروژه و چند جلسۀ گذشته‌نگری کاشف به‌عمل آمد که یک «طوفان کامل»، که سالانه رخ میدهد، قابل‌شناسایی است. منابع پروژه و تیم‌های PMO به تعطیلات تابستانه می‌روند. در این دوره بهره‌وری کاهش می‌یابد اما تیم‌های پروژه، تا آگوست و سپتامبر که منابع به اداره برمی‌گردند، هیچ‌وقت متوجه آن نبوده‌اند.
به‌علاوه سپتامبر زمان بحرانی در فرایندهای برنامه‌ریزی تجاری سالانه بود که درجهت راهبرد و منابع پروژه که به فعالیت‌های برنامه‌ریزی تجاری تبدیل میشود موجب تغییراتی می‌شد.
چند تحلیل که چندین ابتکار PMO را به‌همراه داشت به قرار زیر صورت گرفت:
- تمام مدل‌های ظرفیت در Q2 بازبینی شدند تا بتوان مطمئن شد که تعطیلات تابستانه علت آن است؛
- در برنامه‌ریزی تجاری، زمان موردنیاز برای منابع کلیدی رسماً مسدود شد؛
- سلامت تمام پروژه‌های کلیدی تا ژوئن که خصوصاً بر آماده‌سازی تا سپتامبر تمرکز داشتند بررسی شدند؛
- گرایش‌های کلان و علل آن و عللی که منجر به شکل‌گیری کسری‌های محلی می‌شد به اطلاع مدیران پروژه رسانده شد.
دیگر انواع تحلیل‌ها
چندین روش برای وضعیت چراغ راهنما وجود دارد که PMO میتواند آن را برای ایجاد محیطی برای مزایای پورتفولیو در پروژهها موفقیت پروژهها به‌کار بگیرد. در اینجا چند نمونه وجود دارد که می‌توانیم به‌کار بگیریم:
- ریسک لاگ[۲] و وضعیت چراغ قرمز- آیا لاگ‌های پروژه پیش‌بینی‌کننده‌های دقیقی از وضعیت چراغهای راهنمای آینده هستند؟ اگر مشکلاتی ناگهان رخ بدهند، عاقلانه است که نرخ‌های خطر پروژه را شاخص چنین اتفاقاتی قرار بدهیم. برحسب نتایجِ این تحلیل میتوان تصمیم گرفت که آیا به آموزش بیشتری برای مدیریت ریسک نیاز است (درصورت نبودن بستگی) یا لازم است که پشتیبانی بیشتری برای پروژه‌هایی که ریسک خطر آنها بالاست فراهم کنید. (درصورت وجود بستگی). همچنین میتوانید با دیگر لاگ‌ها امتحان کنید، مانند لاگ‌های مسئله و تغییرات.
- وضعیت چراغ راهنما برای موفقیت و شکست پروژهها –تراکم وضعیت چراغ راهنمای پروژه‌هایی را که «موفق» محسوب میشوند با وضعیت چراغ راهنمای پروژه‌هایی که «شکست» محسوب میشوند مقایسه کنید. اگر رابطه‌ای وجود ندارد PMO میتواند از KPIهای اشتباه برای تعیین وضعیت پروژه استفاده کند.
- وضعیت چراغ راهنما در فاز پروژه- اگر سازمان شما از فازهای استاندارد پروژه استفاده می‌کنند (تکوین، تحلیل، طراحی و غیره) میتوانید روندهای کلانِ وضعیت چراغ راهنما را طی یک فاز تحلیل کنید. برحسب نتایج ممکن است تصمیم بگیرید بر ابتکار آموزش فنون مشخصی تمرکز کنید و درنظر بگیرید که چه سیستمهای زودآگاهنده‌ای را میتوانید به‌طور مناسبی به‌کار بگیرید.
آیا دفتر مدیریت پروژۀ شما نیز چنین تحلیل‌هایی را به‌کار میگیرد؟ نظرات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما درمیان بگذارید.
اگر برای توسعۀ نرم‌افزار نیاز به اطلاعات بیشتری دربارۀ روش‌شناسی مدیریت پروژه دارید، مجموعه‌مقالات RUP (فرایند یکپارچۀ منطقی) را مطالعه کنید.
دیدگاه شما